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Politique + Frais


MAITRISER SES FRAIS PROFESSIONNELS

MAITRISER SES FRAIS PROFESSIONNELS

Pour mettre en place votre politique de frais professionnels, commencez par dresser un état des lieux. Vous devez savoir qui voyage, qui engendre des frais, de quel type (restaurant, hôtel, taxi, train), à quel rythme, pour quel montant, etc. Cette première étape vous permet de définir des règles.  [...] La politique de frais doit être portée à la connaissance de tous, par affichage ou lors d'une réunion, par exemple. N'oubliez pas d'en informer aussi les nouveaux collaborateurs qui rejoignent l'entreprise, préconise Catherine Lévy (Demos). Surtout, n'omettez pas d'expliquer les raisons de ce règlement.  [...] Vous gagnez en temps et en fiabilité. Concernant les voyages, vous pouvez également choisir de passer par une seule et même agence pour les réservations, ce qui simplifie le processus et vous permet de bénéficier de meilleures conditions tarifaires. Enfin, pour que la politique de frais fonctionne, n'omettez pas de la contrôler régulièrement.  [...]

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OPTIMISEZ VOS DEPENSES

OPTIMISEZ VOS DEPENSES

Telles que la possibilité de se connecter a distance au système pour enregistrer ses dépenses à tout moment, le calcul automatique des taux de change et de la TVA, une plus grande fiabilité des données saisies et surtout le respect à la lettre de la politique définie par l'entreprise en matière de frais de déplacements.  [...] Les éditeurs de solutions de gestion électronique des notes de frais n'oublient pas les PME. Ainsi, KDS a lancé un logiciel simplifié et préparamétré dédié aux entreprises dont les budgets voyages sont inférieurs à 500 000 euros par an. Composée d'un module de gestion électronique des notes de frais et d'un système de réservation en ligne, cette solution peut être installée sur site en moins de quatre semaines, sans déploiement informatique.  [...] Si les règles de remboursement des frais peuvent être intégrées facilement dans le système, elles sont également appliquées systématiquement, qu'il s'agisse de frais réels plafonnés, de forfaits, ou de barèmes, via un système d'alerte détectant toutes notes non conformes à la politique voyages.  [...]

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Comment rendre son site d'e-commerce conforme à la loi de consommation

Comment rendre son site d'e-commerce conforme à la loi de consommation

Il ne suffit pas de remplacer le chiffre 7 par 14, mais de mettre en place une logistique bien rodée, confie Glynnis Makoundou, experte juridique au sein de Trusted Shops. Déterminez en premier lieu votre politique en matière de frais de transport. En cas de rétractation, les frais d'envoi doivent être remboursés dans la limite de la somme correspondant au mode d'envoi standard le moins cher que vous proposez.  [...] La loi Hamon prévoit de faire disparaître la pratique d'ajout d'options entraînant un paiement supplémentaire au panier du consommateur, sans que celui-ci ne les ait véritablement choisies. Si l'internaute est amené à payer des options pré-cochées et non voulues, il pourra alors réclamer un remboursement des sommes versées en vertu d'un consentement par défaut.  [...] En pratique. passez en revue votre site à la recherche de cases à cocher pour des options supplémentaires, notamment sur les pages produits ou dans le processus de commande. Par exemple, sur la page de choix du mode de livraison, l'option choisie par défaut devra être celle correspondant à la livraison standard la moins chère.   [...]

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La valse des programmes de fidélisation

La valse des programmes de fidélisation

Le Livre Blanc Optimiser la dépense hôtel. les clés du succès, publié en juin dernier par CWT, recommande aux acheteurs de travailler avec le plus petit nombre possible d'établissements. Il souligne qu'adopter une politique en la matière peut permettre de réduire ses frais de 21%.  [...] Pour autant, cette démarche va à l'encontre des politiques d'achats de voyages des entreprises qui visent à rationaliser le choix des hôtels en fonction de la proximité de l'établissement avec le lieu de rendez-vous et des réductions accordées, et non en fonction de la carte détenue.  [...] Ce programme de fidélité permet aux organisateurs de découvrir un établissement dans lequel ils organiseront peut-être leur prochaine réunion, précise Alexandra Libes, responsable commerciale de Best Western France-Séminaires Solutions. Les avantages accordés à l'entreprise sont, ici, plus concrets, mais ne concernent que les séminaires.  [...]

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Pourquoi la gestion des notes de frais vire souvent au cauchemar?

Les reçus ou factures égarés constituent la première difficulté dans le traitement des notes de frais. Pour les entreprises dont la politique l'autorise, certains frais peuvent être soumis sans reçu. C'est alors une perte de temps car il faut vérifier une attestation sur l'honneur certifiant qu'une facture a bien été émise mais égarée pour cette dépense.  [...] Basé sur du déclaratif, ces frais peuvent être erronés et fausser le reporting.  [...]

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POUR REDUIRE VOS FRAIS GENERAUX, METTEZ EN PLACE UNE POLITIQUE D'ACHATS

POUR REDUIRE VOS FRAIS GENERAUX, METTEZ EN PLACE UNE POLITIQUE D'ACHATS

Aux commandes de Laroche SA, une PME lyonnaise qui fabrique des machine pour l'industrie textile, Jean-Christophe Morel est satisfait. Depuis qu'il a rationalisé ses chats, le dirigeant a vu ses frais généraux fléchir de 9 % par an, sur un budget global d'un million d'euros, explication.  [...] Sensibiliser son personnel aux achats généraux. Seconde étape. soignez la communication auprès de vos salariés, l'ensemble des collaborateurs doit adhérer à la politique d'achats, souligne Luc Mora, consultant chez Big Fish, société de recrutement spécialisée dans les achats.  [...] Reste à élaborer votre politique d'achats à proprement parler. Pour ce faire, vous devrez parvenir à coordonner les achats de vos différents services. Cela vous permettra de commander des volumes plus importants et donc de négocier, auprès de vos fournisseurs, des remises intéressantes.  [...]

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[ENTRETIEN] Comment Kwanko a aboli la note frais

[ENTRETIEN] Comment Kwanko a aboli la note frais

Désormais les membres du CoDir et les personnes engageant beaucoup de frais comme les Sales ont une carte prépayée Spendesk et ne font plus de notes de frais. Une politique de dépense claire a été communiquée à tous et chaque personne bénéficie d'un budget propre que je maitrise en temps réel grâce aux plafonds des cartes Spendesk.  [...] Ne plus traiter de notes de frais représente un vrai gain de temps, je pense que les employés ont économisés jusqu'à deux ou trois heures par mois depuis qu'ils payent avec leur carte Spendesk. Enfin, le gros point positif est le fait de pouvoir retrouver les factures associées à chaque paiement, même lorsque les collaborateurs sont en déplacement puisqu'ils peuvent prendre une photo via leur smartphone, c'est top.  [...] Vincent rejoint Kwanko en 2013 après une expérience dans un cabinet d'expertise comptable et fiscale. En charge de la comptabilité générale et analytique, il gère entre autres le règlement des factures opérationnelles et le traitement des notes de frais ainsi que la consolidation des comptes intercos.  [...]

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Un pari sur l'avenir

Un pari sur l'avenir

Pour prospecter, fidéliser, nouer de nouveaux contacts et développer des partenariats, autrement dit pour faire prospérer une entreprise, les déplacements professionnels du dirigeant et de certains de ses collaborateurs sont indispensables. Un poste de coût qui, lorsque les choses se passent bien, débouche sur des contrats dont les entreprises ne peuvent certainement pas se passer aujourd'hui.  [...] Tout d'abord en établissant une politique de voyages qui définit le cadre des dépenses. réservations aériennes et hôtelières, assurance, location de véhicules, gestion des notes de frais... Des économies sont possibles sur chacun de ces postes, en réservant plus tôt, en passant au crible les factures et en responsabilisant les collaborateurs par une communication claire.  [...] Selon Jérôme Fouque, directeur général France d'Egencia, agence spécialisée dans le voyage d'affaires, une entreprise peut économiser au moins 20% sur ses dépenses annuelles en adoptant une politique de voyagesferme. Le jeu en vaut la chandelle.  [...]

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II/ Le Web au service des PME et PMI

II/ Le Web au service des PME et PMI

C'est l'arme de prédilection pour recruter et fidéliser les clients. C'est aussi un très bon outil pour réaliser des enquêtes de satisfaction. Parfaite réplique du mailing papier, l'e-mailing offre l'avantage de coûts de production très abordables, du fait de l'absence de frais d'acheminement.  [...] Vous voulez connaître le chiffre d'affaires de votre concurrent Détecter des opportunités d'affaires Vous renseigner sur la fiabilité des fournisseurs Tout cela peut se faire sur le Web, à moindres frais, mais pas forcément sans peine. Face à une Toile qui regorge de données en tous genres, il convient de structurer sa politique de veille en ligne, en procédant par étapes.  [...] Dès le départ, il convient d'en confier la gestion à un auteur identifié, qui établira un lien privilégié avec le public. Enfin, le blog est intrinsèquement un agitateur de mentalités perçu comme un pourfendeur d'idées toutes faites. Aussi, soyez prêts à entendre la critique, voire - et c'est là tout son intérêt - à orienter cette critique dans un sens constructif, sans censure, en toute transparence.   [...]

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VOYAGES D'AFFAIRES: METTEZ FIN AUX FACTURES QUI S'ENVOLENT!

VOYAGES D'AFFAIRES: METTEZ FIN AUX FACTURES QUI S'ENVOLENT!

Comment En établissant, sinon une politique de voyages, du moins des règles de conduite liées aux prix et aux modes de paiement. Rares sont les politiques de voyage instaurées au sein des petites entreprises, atteste Thomas Busser, responsable marketing chez Avexia Voyages.  [...] ) à moindre frais. Des économies sont réalisables à chaque étape du voyage. en louant une voiture d'un segment inférieur, en privilégiant un hôtel 2 étoiles plutôt qu'un 3 étoiles, etc. Faire des économies à toutes les échelles, c'est la politique du best buy (c'est-à-dire acheter au meilleur tarif).  [...] Assurée en interne, la gestion des notes de frais se fait le plus souvent sur Excel, ce qui implique des frais supplémentaires car beaucoup de temps est consacré à remplir ce tableau.  [...]

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